Quali sono gli adempimenti obbligatori per la privacy del condominio?

Gli adempimenti obbligatori per la privacy del condominio sono da sempre sotto l’attenzione degli amministratori e dei condomini. Questi obblighi devono essere conosciuti, considerati attentamente e svolti da chi gestisce uno o più immobili.

Il condominio effettua delle operazioni con i dati personali dei condòmini e dei fornitori. E’ necessario quindi procedere ad un approfondimento sulla riservatezza e sul trattamento delle informazioni secondo il Reg. UE 2016/679 (GDPR). Quali sono i passaggi e gli adempimenti obbligatori per la privacy del condominio?

La semplice informativa non è più sufficiente a garantire quanto richiesto dal GDPR, infatti occorre che vengano redatti almeno altri due documenti per provare di essere cmpliant al GDPR.

Lettere di nomina

Poiché non può essere fisicamente il condominio a occuparsi delle operazioni di trattamento dei dati, bisogna nominare con apposite lettere dei responsabili esterni, primo fra tutti l’amministratore, che si occupano delle operazioni di trattamento. E che a loro volta devono creare i loro registri di trattamento per descrivere che cosa fanno con quei dati.

Registro e bacheca

L’amministratore di condominio, deve mantenere il registro di anagrafe condominiale. Qui si trovano le generalità dei singoli occupanti degli appartamenti, dei proprietari e titolari di diritti.

Il soggetto inserito nel registro è obbligato a comunicare eventuali variazioni all’amministratore entro 30 giorni, il titolare del registro deve utilizzare questi dati secondo i principi di massima riservatezza. Proprio come avviene sulla bacheca pubblica dove vengono affissi solo informazioni di carattere generale, senza alcun riferimento ai clienti.

Informativa dei dati

Tra gli obblighi da rispettare per la gestione della privacy in condominio abbiamo la creazione di un’informativa. Il condominio, in virtù dell’ex art. 13 e 14 Reg. UE 2016/679, deve fornire ai condomini un documento completo per consentire all’utente di sapere come verranno trattati i suoi dati.

L’amministratore, in qualità di responsabile al trattamento dei dati, ha il compito di fornire al condomino l’informativa che deve essere redatta in forma chiara, che dovrà contenere una serie di elementi sostanziali per la bontà del documento:

• Dati del titolare delle operazioni di trattamento e dei responsabili.
• Finalità dei trattamenti anche di eventuali profilazioni.
• Destinatari dei dati, compreso fuori UE.
• Tempo di conservazione i dati.
• Definire dati obbligatori o facoltativi.
• Indicare facoltà di revoca del consenso.
• Sottolineare i diritti dei condomini.

L’amministratore di condominio deve procedere sempre ispirandosi a una serie di principi di integrità, trasparenza, correttezza e riservatezza, limitando la conservazione dei dati per un periodo non superiore a quello necessario e attuando tutte le procedure necessarie per garantire l’integrità degli archivi cartacei e dei database informatici.

Registro dei trattamenti

Il condominio deve avere un registro delle varie attività di trattamento dei dati personali. Stiamo parlando di un documento in forma scritta, anche elettronica, con le informazioni definite dall’art. 30 del DGPR con le operazioni svolte dal titolare e dal responsabile del trattamento dati.

Anche nel caso del registro trattamento dati dei vari condomini, è sempre l’amministratore ad avere il compito di mantenere e redigere questo documento che deve essere gestito in modo tale da prevenire qualsiasi problema di perdita dati e distruzione fisica del registro o problemi che lo rendano inaccessibile.

Il responsabile può delegare?

L’amministratore del condominio, ha la responsabilità diretta. Puoi assicurarti che sia un consulente esterno ad affrontare la materia. Questa soluzione è particolarmente utile per fare in modo che ogni passaggio sia svolto a norma di legge. A tal proposito puoi dare uno sguardo al servizio Privacy e GDPR per amministratori che affianchiamo ai nostri clienti che hanno bisogno di un supporto avanzato.